Ratgeber: Bernd Clasen, Experte für Erbenermittlung.

Die Erbenermittlung ist ein wichtiges Thema, wenn die Erben eines Verstorbenen zunächst nicht ausfindig gemacht werden können. Um mehr über diesen Prozess zu erfahren, hat das Team von Hinterlegungsstelle.de Herrn Bernd Clasen, Diplom-Verwaltungswirt und Experte für Erbenermittlung, sowie Geschäftsführer von erbschein-online.de und der Global Erbenermittlungs GmbH, interviewt:

Laurin Tempel (LT): „Guten Tag Herr Clasen, schön, dass Sie sich Zeit für unser Interview nehmen. Können Sie uns zunächst kurz erklären, was genau ein Erbenermittler macht und wann seine Dienste benötigt werden?“

Bernd Clasen (BC): „Vielen Dank für die Einladung zum Gespräch! Erbenermittler werden nach entsprechender Beauftragung und Bevollmächtigung im Regelfall dann tätig, wenn nennenswerter Nachlass vorhanden und ungeklärt ist, wen die verstorbene Person beerbt. Auftraggeber sind meist Nachlasspfleger, deren eigene Ermittlungen nicht zum Erfolg geführt haben.“

LT: „Wie wird man in Deutschland Erbenermittler? Welche Qualifikationen oder welches Studium benötigt man für diesen Beruf und wie kann man Teil Ihres Teams werden?“

BC: „Um Erbenermittler zu werden, muss man zunächst Forscherdrang verspüren. Ich beschäftige überwiegend Historiker, juristisch vorgebildete Personen im Bereich Erbrecht und „Autodidakten“ mit viel Berufserfahrung als Erbenermittler. Doch die Anforderungen sind hoch. Meine Angestellten beherrschen meist mehrere Sprachen, kennen sich mit alten Schriften wie Sütterlin- und Kurrentschrift aus und haben das, wie ich es nenne, „Erbenermittler-Gen“.

Eine hohe Motivation, Kreativität und Durchhaltevermögen setze ich ebenfalls voraus. Ferner sind gesicherte Kenntnisse bei der Benutzung von einschlägigen genealogischen Internet-Datenbanken von Bedeutung.“

 LT: „Handelt es sich beim Erbenermittler um eine geschützte Berufsbezeichnung?“

BC: „Erbenermittler ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Das kann im Grunde jeder machen.“

LT: „Wie groß ist Ihr Team und welche Aufgaben übernimmt das Team?“

BC: „Mein Team besteht derzeit aus 30 Personen, davon 15 in der Ermittlung und 15 im Backoffice. Wir sind immer noch dabei, das Team zu vergrößern.“

LT: „Wissen sie, wie viele Erbenermittler es in Deutschland ungefähr gibt?“

BC: „Wie viele Erbenermittler in Deutschland vollberuflich tätig sind kann ich nur schätzen. Ich denke, so um 500 Personen.“

Hintergrund der Erbenermittlung:

LT: „Wir halten fest, dass Sie und Ihr Team über vielfältige Fähigkeiten und viel Erfahrung verfügen, um Erben ermitteln zu können. Können Sie uns nun mehr zum Hintergrund der Erbenermittlung verraten? In welchen Fällen werden Erbenermittler eingeschaltet und welche Rolle spielen dabei Nachlassgerichte?“

BC: „Nachlassgerichte haben bezüglich der Einschaltung von Erbenermittlern eine zentrale Bedeutung. Denn Nachlassgerichte sind in Sterbefällen zuständig, in denen die Erben der verstorbenen Person unbekannt sind und zu sichernder Nachlass vorhanden ist. Das Nachlassgericht ordnet in derartigen Fällen eine sogenannte Nachlasspflegschaft an und bestellt eine Nachlasspflegerin oder Nachlasspfleger. Deren gesetzlicher Auftrag ist es, den Nachlass zu sichern, zu verwalten und die unbekannten Erben zu ermitteln. Das ist oft leichter gesagt als getan. Denn um Erben zu ermitteln, benötigt man viele Spezialkenntnisse und oft auch diverse Fremdsprachen wie zum Beispiel Polnisch, Russisch oder Tschechisch. Daher stoßen Nachlasspfleger oft an ihre Grenzen und es ist zulässig, dass dann gewerbliche Erbenermittlungsfirmen vom Nachlasspfleger bevollmächtigt und beauftragt werden, die Erbenermittlung zu übernehmen.“

LT: „Kommt es häufig vor, dass die Erben eines Nachlasses unbekannt sind?“

BC: „Über Fallzahlen, wie häufig Erben eines Nachlasses unbekannt sind, liegen keine Erkenntnisse vor. Doch wenn ich betrachte, dass wir stets einige Hundert Fälle parallel bearbeiten und es ja einige gewerbliche Erbenermittler in Deutschland gibt, würde ich schon von einem Fallaufkommen von mehreren Tausend Fällen pro Jahr ausgehen.“

LT: „Wie oft geht es bei der Erbenermittlung um Erben im Ausland und wie läuft eine Ermittlung über Ländergrenzen hinweg ab?“

BC: „Dass Erben im Ausland ansässig sind, kommt häufig vor. Denke man nur bei entfernten Verwandtschaften an die vielen Millionen Menschen, die ausgewandert sind und deren nachfolgende Generationen beispielsweise in den USA, Kanada, Australien, etc. sesshaft sind.

Da sehr viel in genealogischen Internetdatenbanken recherchiert wird, unterscheiden sich Ermittlungen, ob nun im Inland oder im Ausland, nicht signifikant. Je nach Lage des Falles werden im Ausland Dienste eingeschaltet, die in den jeweiligen Ländern für uns recherchieren. Zum Teil verfügen wir auch über feste Korrespondenten im Ausland und haben Zugriff auf ein weltweites Detektivnetzwerk.“

Prozess der Erbenermittlung:

LT: „Jetzt haben Sie uns schon einen kleinen Einblick in den Prozess der Erbenermittlung gegeben. Welche Methoden und Quellen nutzen Sie neben genealogischen Datenbanken und Detektiven noch, um Erben ausfindig zu machen?“

BC: „Wie bereits angesprochen, arbeiten wir sehr viel online in genealogischen Internetdatenbanken. Doch ebenso wichtig, manchmal sogar wichtiger, sind Ermittlungen bei Ämtern, Archiven, Gerichten, etc. im Inland und Ausland. Denn es gilt die für das anzustrebende Erbscheinverfahren erforderlichen urkundlichen Nachweise in öffentlich beglaubigter Form zu beschaffen.“

LT: „Gibt es noch andere digitale Tools oder Datenbanken, die besonders hilfreich sind und wie haben diese sich über die Jahre verändert?“

BC: „Tatsache ist, dass Urkunden im Laufe der Zeit immer mehr digital zur Verfügung stehen und am PC abgerufen werden können. Die Tendenz ist steigend. Das kommt unseren Ermittlungen zugute, erfordert aber fundierte Fachkenntnisse, wie diese Datenbanken benutzt werden können. Ferner werden gegebenenfalls fremdsprachliche Kenntnisse benötigt, je nachdem, in welcher Sprache die Datenbanken geführt werden. Wenn erforderliche Urkunden digital identifiziert werden konnten, müssen diese für das spätere Erbscheinverfahren in beglaubigter Form bei den zuständigen Ämtern und Archiven angefordert werden.“

LT: „Ist es durch den technologischen Fortschritt der letzten Jahre einfacher geworden, Erben zu ermitteln?“

BC: „Ich würde nicht sagen, dass Erbenermittlung durch den technologischen Fortschritt einfacher geworden ist. Doch der Umfang der Ermittlungsmöglichkeiten hat sich zunehmend verbessert. Dadurch, dass viele Millionen Menschen auf der Welt die Erforschung ihrer Familien und die Erstellung von Familienstammbäumen zum Hobby gemacht haben, ist auch die Nachfrage nach entsprechenden Daten erheblich gestiegen. Schon vor Jahren habe ich einmal gelesen, dass die Zahl von Datenbanken mit genealogischen Daten auf 40.000 geschätzt wird. Inzwischen dürften viele Tausend Datenbanken hinzugekommen sein. Bekanntlich schafft Nachfrage auch Angebot. Denn die Benutzung der Datenbanken ist meist nicht kostenlos. Die jährlichen Umsätze für das Angebot und den Kauf von genealogischen Daten dürften ganz erheblich sein.“ 

LT: „Wie lange dauert eine typische Erbenermittlung und welchen Herausforderungen verzögern typischerweise Ihre Arbeit? Gibt es bei der Ermittlung generell einen zeitlichen Rahmen, der eingehalten werden muss? 

BC: „Im Grunde gibt es keinen zeitlichen Rahmen für die Erbenermittlung, denn Erbscheine nach gesetzlichem Erbrecht können theoretisch noch in allen Erbfällen ab 1900, seit der Einführung des BGB, beantragt werden. Doch das hat auch natürliche Grenzen, denn Erben sterben irgendwann ja auch und dann müsste man ergänzend klären, wer die nachverstorbenen Erben wiederum beerbt hat. Je nach Umständen und der Verwandtschaftsentfernung können Fälle nach unserer allgemeinen Erfahrung in der Regel in einem Zeitraum von sechs Monaten bis drei Jahren gelöst werden, wobei es aber auch mal erheblich länger dauern kann.

Auslandsermittlungen können den Prozess natürlich verlangsamen, da die formalen Anforderungen meist höher und Reaktionszeiten ausländischer Stellen oft länger sind. Doch auch inländische Stellen freuen sich über unsere Anfragen nicht unbedingt und die Wartezeiten für Antworten variieren zwischen zwei Wochen und mehreren Monaten.“

LT: „Kommt es häufig vor, dass kein Erbe ermittelt werden kann? Wann bricht man die Ermittlung typischerweise ab?“ 

BC: „Bei ausreichendem Nachlass können wir nahezu jeden Fall lösen. Doch Nachforschungen verursachen häufig hohe Kosten. Wenn die Kosten nicht in einem vernünftigen Verhältnis zur Höhe des Nachlasses und der Zahl der ermittelten Erben stehen, werden sie gelegentlich aus wirtschaftlichen Gründen eingestellt.“

LT: „Wer trägt die besagten Kosten, die für Ihre Ermittlung anfallen und in welchem Rahmen bewegen sich diese?“

BC: „Im Regelfall werden Erbenermittlungen auf eigene Kosten und eigenes Risiko des Erbenermittlers durchgeführt und bewegen sich hinsichtlich des Honorars in einer Spanne zwischen 20% und 35% des zur Auszahlung kommenden Nachlasses. Diese Honorarsätze sind auch durch höchstrichterliche Rechtsprechung für in Ordnung befunden worden. Wir berechnen meist 25%. Alles versteht sich zzgl. MwSt.

Wird der Fall nicht erfolgreich abgeschlossen, bleibt der Erbenermittler auf seinen Kosten sitzen. Im Erfolgsfall wird das Honorar vor Auszahlung des Nachlasses an die Erben abgezogen, so dass Erben nichts vorfinanzieren müssen. Im Ergebnis schmälert das Honorar die Höhe der Erbschaft natürlich. Doch man muss sich vor Augen führen, dass es sich stets um unerwartete Erbschaften und im Regelfall um eine große Verwandtschaftsentfernung zur verstorbenen Person handelt, so dass man ohne den Erbenermittler überhaupt nichts erben würde.“

Interessante Fälle:

LT: „Da wir nun bestens über den Prozess der Erbenermittlung Bescheid wissen, können Sie uns ein oder zwei besonders interessante oder ungewöhnliche Fälle aus Ihrer Arbeit als Erbenermittler schildern?“

BC: „Ich könnte über zahlreiche interessante oder ungewöhnliche Fälle erzählen, die ich während meiner Tätigkeit als Erbenermittler erlebt habe.

Doch wenn ich zwei Fälle herausgreife, ist mir zum einen der Fall in Erinnerung geblieben, in dem die Erblasserin rund 15 Millionen Euro hinterlassen hat. Sie war kinderlos und verwitwet. Ihr Ehemann war zwei Jahre vor ihr gestorben und die Eheleute hatten sich schon vor Jahrzehnten gegenseitig zu alleinigen Erben eingesetzt. Da beide in einem Pflegeheim lebten und schwer dement geworden waren, konnten sie auch kein neues Testament mehr errichten. Das angesammelte Vermögen stammte vom Ehemann, Spross einer Schweizer Schokoladendynastie, der in den 1980iger Jahren an der Börse sehr erfolgreich war. Als der Ehemann starb, hat ihn seine Frau allein beerbt. Für ihren Sterbefall galt dann gesetzliches Erbrecht, da ihr Ehemann ja vorverstorben war und das Testament keine Schlusserbeneinsetzung enthielt. Die einzige Schwester der Erblasserin war kinderlos vorverstorben. Insofern musste ermittelt werden, welche Geschwister ihr Vater und ihre Mutter hatten. Diese Geschwister der Eltern waren schon lange verstorben, hatten teils aber Nachkommen hinterlassen, die teilweise auch schon verstorben waren, aber ihrerseits Nachkommen hatten.

Insgesamt wurden neun Erben ermittelt, mit denen ich mich dann getroffen habe. Es stellte sich heraus, dass diese Menschen nicht einmal von der Existenz der Erblasserin wussten, geschweige denn davon, dass sie diese Person beerben würden. Alle diese Leute sind durch die Erbschaft zu einem ansehnlichen Betrag gekommen, fast wie bei einem Lottogewinn. 

 In dem anderen Fall möchte ich erzählen, dass der Erblasser in Kaschmir geboren war und in Deutschland verstorben ist. Er hinterließ 1,7 Millionen Euro und hatte kein Testament verfasst. Da der Erblasser weder Kinder noch Geschwister hatte, war das wieder ein Fall in der dritten Erbfolgeordnung und zusätzlich mit sehr großen Herausforderungen verbunden. Die Ermittlungen waren mit Hilfe eines indischen Detektivs in Indien / Kaschmir durchzuführen und brachten das Ergebnis von 25 Erben, die in Indien / Kaschmir, in den USA, in Dubai und in Schweden leben. Kaschmir ist im Übrigen die umstrittene Grenzregion zwischen Indien und Pakistan, in der zahlreiche Kriege gegeneinander geführt wurden.

In dem Fall waren ganze Verwandtenstämme in kriegerischen Auseinandersetzungen getötet worden, ohne dass es hierfür Nachweise gab. Wie bereits gesagt, sind in deutschen Erbscheinverfahren urkundliche Beweise vorzulegen. Doch in Indien / Kaschmir existieren keine mit Deutschland vergleichbaren Personenstandsregister, so dass mit alternativen Beweismitteln wie zum Beispiel Ausweise, in denen die Eltern angegeben sind, Aufzeichnungen über Lebensläufe, Familienanzeigen in Zeitungen, eidesstattliche Versicherungen von Mitverwandten, etc.  gearbeitet werden musste.

Im Ergebnis hatten wir Erfolg: Es wurde ein Erbscheinantrag bei der Deutschen Botschaft in Neu-Delhi gestellt und der Erbschein vom zuständigen deutschen Amtsgericht erteilt, dass wir mit den vorgelegten Ersatzbeweisen von der Richtigkeit der Angaben in dem Antrag überzeugen konnten.“

LT: „Das sind zwei unglaubliche Fälle, in denen die Erben sich glücklich schätzen können, dass es Erbenermittler wie Sie gibt! Ich frage mich nun, ob Sie schon mal mit Fällen zu tun hatten, in denen versucht wurde, die Erbschaft mit gefälschten Ansprüchen zu manipulieren?“

BC: „Ja und Nein. Ich habe zwar schon Fälle erlebt, in denen Mitverwandte verschwiegen wurden, um den eigenen Anteil am Erbe zu erhöhen, doch das fällt uns bei den Ermittlungen natürlich auf. Doch in einem Fall vor vielen Jahren wurde arglistig getäuscht. Da hatten zwei Nichten nach einer Verstorbenen, die mehrere Grundstücke in der Nähe von Berlin hinterlassen hatte, einen Erbschein beantragt und auch erhalten. Im Erbscheinverfahren hatten sie verschwiegen, dass die Erblasserin einen Sohn hatte, der natürlich vorberechtigter Erbe seiner Mutter gewesen wäre. Dieser Sohn war später verstorben und ich habe seinen Fall bearbeitet. Dabei bin ich auf diesen Sachverhalt gestoßen und habe dafür gesorgt, dass der falsche Erbschein vom Gericht wieder eingezogen und ein richtiger Erbschein für den nachverstorbenen Sohn erteilt wird. Die Grundstücke habe ich dann herausgeklagt und der Erlös kam später den Erben des Sohnes zugute.“

Vorsorge:

LT: „Meiner Meinung nach unterstreicht dieses Negativbeispiel die Wichtigkeit der Vorsorge ungemein. Mithilfe eines klar formulierten Testaments hätte diese arglistige Täuschung verhindert werden können. Welche Rolle spielt ein klar formuliertes Testament Ihrer Meinung nach, um Streitigkeiten unter Erben zu vermeiden?“

BC: „Ich rate den Menschen, die mich fragen, ein Testament zu errichten. Insbesondere wenn keine Kinder als Erben existieren, aber Vermögen vorhanden ist. Doch Testamente machen mich als Erbenermittler arbeitslos, weil dann ja keine gesetzlichen Erben zu ermitteln sind. Streit kann mit einem durchdachten Testament meist vermieden werden.“

LT: „Viele Menschen denken nicht daran, ein Nachlassverzeichnis oder Vorsorgedokumente zu hinterlassen. Wie wichtig sind solche Dokumente für die Arbeit von Erbenermittlern?“

BC: „In der Tat vernachlässigen viele Menschen die eigene Vorsorge für den Fall, dass sie versterben. Stoße ich als Erbenermittler bei der späteren Abwicklung auf Nachlassverzeichnisse oder andere nützliche Dokumente, erleichtert das unsere Arbeit.“

Empfehlungen:

LT: „Zum Abschluss möchte ich von Ihnen wissen, welche Tipps oder Empfehlungen Sie unseren Lesern geben würden, um zu verhindern, dass es zu einer Erbenermittlung kommen muss? Wie lassen sich schon zu Lebzeiten klare Regelungen treffen?“

BC: „Wer Klarheit durch ein Testament schafft und dafür sorgt, dass das Testament später auch aufgefunden wird, trägt Vorsorge dafür, dass die Rechtsnachfolge später nicht unklar ist. Dann wird auch keine Erbenermittlung erforderlich.“

LT: „Wir bei Hinterlegungsstelle.de bieten eine Plattform, auf der Nachlassverzeichnisse, Vorsorgedokumente und Testamente sicher hinterlegt werden können. Wie beurteilen Sie ein solches Angebot auf Basis Ihrer umfassenden Erfahrungen?“

BC: „Aus meiner Sicht ist es großartig, dass mit Hinterlegungsstelle.de ein Ort für die sichere Aufbewahrung von Testamenten, Nachlassverzeichnissen und Vorsorgedokumenten eingerichtet worden ist. In der Praxis kommt es nämlich nicht selten vor, dass im Haushalt aufbewahrte Dokumente „verschwinden“, oder so gut abgelegt werden, dass sie nicht auffindbar sind.“